Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Mengenali Persediaan Lambat Bergerak pada Bisnis
Persediaan yang tidak lagi bergerak perlu dikenali melalui rekaman pembelian pelanggan, bukan hanya banyaknya barang. Suatu item persediaan bisa memenuhi tempat penyimpanan, tetapi tidak menghasilkan penjualan selama masa pencatatan. Periode penilaiannya harus ditentukan menurut pola permintaan. Produk dengan umur simpan pendek perlu dievaluasi lebih cepat, sedangkan produk yang tidak cepat rusak boleh mengikuti periode lebih panjang. Hasil yang ingin dicapai adalah mengenali penumpukan sebelum membesar.
Pemicu barang tidak bergerak biasanya muncul dari pengadaan di atas kebutuhan, penurunan minat pasar, atau pilihan produk yang terlalu banyak. Potongan harga pembelian kadang menyebabkan keputusan yang kurang tepat ketika pembeli barang berfokus pada penghematan per unit. Potongan harga yang besar belum menjamin hasil yang baik apabila persediaan tidak terserap. Atas dasar itu, periksa alasan pembelian sebelumnya sebelum menambah persediaan, termasuk apakah permintaan meningkat karena promosi sesaat.
Menggunakan Catatan Penjualan untuk Mengatur Persediaan
Pertama, lakukan pendataan yang konsisten untuk setiap item yang dijual. Catat jumlah unit terjual, jumlah barang yang masih ada, serta hari ketika barang kosong. Laju penjualan harian dapat dihitung dengan membagi unit terjual dengan jumlah hari pengamatan. Untuk memudahkan pemahaman, penjualan 60 unit selama 30 hari menghasilkan rata-rata dua unit per hari. Angka tersebut memberikan dasar awal untuk mengatur pembelian berikutnya.
Namun, angka penjualan harian harus diperiksa dengan kondisi penjualannya. Item yang tidak selalu tersedia bisa tampak kurang diminati karena permintaan tidak dapat dilayani. Di sisi lain, promosi besar mungkin menghasilkan rata-rata terlihat terlalu tinggi. Bedakan transaksi rutin dari transaksi selama promosi agar perkiraan kebutuhan lebih tepat. Bandingkan beberapa rentang pencatatan untuk mengenali perubahan kebutuhan, terutama ketika mendekati acara musiman.
Mengelompokkan Barang Berdasarkan Pergerakan Penjualan
Setelah data terkumpul, susun kelompok persediaan berdasarkan kecepatan penjualannya. Produk cepat terjual perlu ditinjau secara lebih teratur agar tetap tersedia saat dibutuhkan. Item dengan permintaan menengah bisa menggunakan jadwal pemeriksaan rutin. Untuk kelompok berikutnya, barang dengan permintaan rendah perlu dibatasi pembeliannya. Pembagian tersebut membantu pengelola mengalokasikan waktu pemeriksaan pada barang yang paling membutuhkan pengawasan.
Tidak perlu menyeragamkan besarnya pesanan untuk setiap item persediaan. Produk yang dibeli secara rutin bisa membutuhkan pengisian mingguan, sedangkan barang yang hanya terjual sesekali sebaiknya dibeli secara terbatas. Tetap pertimbangkan harga produk serta umur penyimpanannya. Produk bernilai tinggi dengan permintaan rendah berpotensi membatasi dana operasional, meskipun jumlah unitnya sedikit. Bila memungkinkan, terapkan pembelian setelah pesanan pelanggan masuk untuk mengurangi beban penyimpanan.
Menyusun Aturan Isi Ulang Berdasarkan Kebutuhan Nyata
Titik pembelian ulang menunjukkan kapan persediaan perlu dipesan kembali. Perhitungan dasarnya adalah kebutuhan selama waktu pengiriman ditambah persediaan pengaman. Sebagai gambaran perhitungan, rata-rata penjualan adalah dua unit sehari dan waktu tunggunya lima hari. Perkiraan barang yang terjual sebelum kiriman datang mencapai sepuluh unit. Jika ditambahkan cadangan empat unit, batas pemesanan menjadi 14 unit. Jumlah pengaman ini perlu dievaluasi berdasarkan pengalaman.
Setelah mengatur kapan memesan, tetapkan batas persediaan sasaran. Banyaknya barang yang dipesan dapat diperoleh dengan selisih antara target stok dan posisi persediaan. Angka persediaan untuk perencanaan memperhitungkan barang di tangan, pesanan pemasok yang belum tiba, serta komitmen pengiriman kepada pelanggan. Pendekatan tersebut mencegah pengadaan berulang tanpa kebutuhan. Pertimbangkan juga batas pembelian dari pemasok, ukuran kemasan, dan kapasitas penyimpanan sebelum mengirim pesanan.
Memperbaiki Pengadaan sambil Menyelesaikan Stok Tertahan
Kebijakan pengadaan yang diperbaiki perlu disertai penanganan stok lama. Pastikan mutu persediaan sebelum menawarkan kembali, termasuk kondisi fisik dan batas penggunaan. Bagi item yang tetap memenuhi standar, susun bundel dengan produk pelengkap, perubahan posisi pajangan, atau promosi menuju kelompok pelanggan yang sesuai. Pastikan pengurangan harga memiliki dasar karena biaya tambahan tetap perlu diperhatikan. Bila pemasok menyediakan pilihan, tanyakan kemungkinan retur atau penukaran.
Tinjau hasil secara teratur untuk menilai efektivitas aturan. Amati jumlah barang lama, frekuensi kehabisan stok, dan modal yang masih terikat pada barang. Ketika persediaan lama menyusut namun kebutuhan rutin tidak terpenuhi, pengaturan persediaan membutuhkan perbaikan. Tinjau kembali durasi pengadaan, laju penjualan terbaru, dan stok pengaman. Simpan penjelasan ketika aturan diperbarui agar pemeriksaan berikutnya memiliki acuan. Melalui langkah tersebut, pengadaan dapat mengikuti kebutuhan.
Kesimpulan: Mengendalikan Stok melalui Pembelian yang Terukur
Menekan persediaan yang tertahan menuntut kesesuaian yang masuk akal antara penjualan aktual, waktu tunggu pemasok, dan volume pemesanan. Pendataan yang teratur membantu Anda menyesuaikan aturan untuk tiap item. Pada tahap berikutnya, titik pembelian ulang dan sasaran stok membentuk pedoman pembelian. Pada kegiatan Bisnis, cara kerja tersebut dapat menjaga penggunaan modal lebih terkendali, selama datanya mengikuti kondisi penjualan.
Langkah awal bisa dilakukan dengan kelompok item yang paling penting, kemudian menambah cakupan pengawasan perlahan. Dahulukan item yang paling banyak menahan modal dan lihat hubungan antara kebutuhan dan barang tersedia. Manfaatkan informasi itu untuk menyesuaikan pesanan baru, sambil menjaga produk yang rutin dibutuhkan. Kebiasaan terukur yang terus dijalankan dapat membantu memperbaiki pengelolaan persediaan. Berdasarkan kondisi usaha Anda, produk apa yang paling sering menjadi stok mati? Silakan bagikan pengalaman Anda tentang langkah penanganannya.
