Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Menelusuri Penyebab Barang Menumpuk dalam Bisnis
Barang yang terus tertahan di gudang harus diperiksa melalui rekaman pembelian pelanggan, bukan sekadar tampilan rak. Satu jenis barang mungkin tampak mencukupi, tetapi tidak menghasilkan penjualan selama masa pencatatan. Jangka pemeriksaannya perlu disesuaikan menurut pola permintaan. Produk dengan umur simpan pendek perlu dievaluasi lebih cepat, sedangkan perlengkapan berumur panjang bisa menggunakan periode lebih panjang. Hasil yang ingin dicapai adalah mengidentifikasi persediaan yang mulai tertahan.
Sumber persediaan berlebih kerap berhubungan dengan pesanan yang terlalu besar, penurunan minat pasar, atau pilihan produk yang terlalu banyak. Penawaran harga grosir kadang menyebabkan keputusan yang kurang tepat ketika pemilik hanya mengejar harga murah. Harga beli yang rendah belum menjamin hasil yang baik apabila persediaan tidak terserap. Atas dasar itu, evaluasi pertimbangan pengadaan terakhir sebelum membeli barang lagi, termasuk apakah lonjakan penjualan hanya sementara.
Mengukur Kecepatan Penjualan sebagai Dasar Pembelian
Pertama, lakukan pengumpulan informasi dasar untuk setiap produk. Catat jumlah unit terjual, jumlah barang yang masih ada, serta periode kehabisan persediaan. Rata-rata penjualan per hari bisa diperoleh melalui pembagian jumlah barang terjual terhadap hari yang diamati. Sebagai ilustrasi, produk yang terjual 60 unit dalam 30 hari memiliki rata-rata penjualan dua unit sehari. Angka tersebut memberikan dasar awal untuk menyusun aturan pemesanan.
Pada saat yang sama, rata-rata penjualan harus diperiksa dengan kondisi penjualannya. Produk yang sering kosong dapat terlihat lambat terjual karena permintaan tidak dapat dilayani. Sebaliknya, potongan harga sementara dapat membuat angka penjualan tampak lebih besar dari kondisi biasa. Pisahkan penjualan normal dan penjualan promosi agar perhitungan lebih masuk akal. Bandingkan beberapa rentang pencatatan untuk melihat kestabilan permintaan, terutama menjelang musim ramai.
Menyesuaikan Pembelian dengan Kelompok Kecepatan Produk
Setelah data terkumpul, pisahkan jenis barang berdasarkan laju pergerakannya. Produk cepat terjual memerlukan pemantauan lebih sering agar tidak kehabisan stok. Item dengan permintaan menengah bisa menggunakan periode evaluasi tetap. Untuk kelompok berikutnya, barang dengan permintaan rendah perlu dibatasi pembeliannya. Pengelompokan ini memudahkan pemilik menentukan prioritas pada barang yang paling membutuhkan pengawasan.
Jangan menyamakan jumlah pembelian untuk setiap item persediaan. Produk yang dibeli secara rutin mungkin memerlukan pemesanan lebih sering, sedangkan produk dengan pembelian sporadis lebih sesuai dipesan dalam jumlah kecil. Jangan abaikan nilai barang dan masa simpannya. Item berharga besar yang jarang dibeli dapat menahan banyak modal, meskipun stok fisiknya terlihat kecil. Jika kondisi mendukung, terapkan pembelian setelah pesanan pelanggan masuk untuk mengurangi beban penyimpanan.
Menyusun Aturan Isi Ulang Berdasarkan Kebutuhan Nyata
Ambang pengadaan kembali memberikan acuan waktu persediaan perlu dipesan kembali. Acuan awalnya adalah rata-rata penjualan harian dikalikan waktu tunggu pemasok, kemudian ditambah stok pengaman. Sebagai gambaran perhitungan, rata-rata penjualan adalah dua unit sehari dan pengiriman memerlukan lima hari. Perkiraan barang yang terjual sebelum kiriman datang mencapai sepuluh unit. Jika ditambahkan cadangan empat unit, titik pembelian ulang ditetapkan pada 14 unit. Cadangan tersebut harus disesuaikan dengan kondisi usaha.
Di samping menetapkan pemicu pesanan, tentukan jumlah stok yang ingin dicapai. Banyaknya barang yang dipesan dapat diperoleh dengan pengurangan posisi persediaan dari target stok. Jumlah yang diperhitungkan dalam pemesanan mencakup stok tersedia ditambah barang dalam pesanan, lalu dikurangi pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. Cara ini mengurangi pembelian yang bertumpuk. Sesuaikan dengan batas pembelian dari pemasok, satuan pembelian, dan kapasitas penyimpanan sebelum mengirim pesanan.
Mengurangi Persediaan Menumpuk melalui Tindakan Terukur
Kebijakan pengadaan yang diperbaiki harus diikuti tindakan terhadap barang yang menumpuk. Periksa kondisi barang sebelum menyusun program penjualan, termasuk kemasan dan masa kedaluwarsa. Pada produk yang kondisinya baik, pertimbangkan paket penjualan yang relevan, penataan ulang tampilan barang, atau pengenalan kepada pembeli yang membutuhkan. Jangan menetapkan potongan harga secara sembarangan karena pengeluaran penjualan masih harus dihitung. Apabila ketentuannya memungkinkan, bahas opsi pengembalian maupun pertukaran barang.
Jalankan pemeriksaan rutin untuk melihat hasil pengaturan pembelian. Perhatikan persediaan yang terus tertahan, frekuensi kehabisan stok, dan nilai barang yang belum terjual. Apabila penumpukan turun sementara produk utama kerap kosong, pengaturan persediaan membutuhkan perbaikan. Tinjau kembali lama pengiriman aktual, laju penjualan terbaru, dan jumlah barang pengaman. Catat alasan setiap perubahan agar pemeriksaan berikutnya memiliki acuan. Berkat evaluasi yang konsisten, keputusan stok semakin memiliki dasar.
Kesimpulan: Menyesuaikan Pengadaan dengan Kecepatan Penjualan
Menekan persediaan yang tertahan menuntut kesesuaian yang masuk akal antara penjualan aktual, lama pengadaan, dan besarnya pengadaan. Pendataan yang teratur mendukung pemilik usaha menentukan prioritas setiap barang. Selanjutnya, titik pembelian ulang dan jumlah persediaan yang direncanakan membantu mengarahkan keputusan. Pada kegiatan Bisnis, cara kerja tersebut membantu membatasi dana yang tertahan, selama aturannya dievaluasi secara berkala.
Penerapannya dapat dimulai dengan beberapa produk utama, kemudian menerapkan aturan pada produk lainnya. Mulailah dari produk dengan persediaan berlebih dan periksa kesesuaian persediaan terhadap penjualan. Jadikan temuan tersebut untuk memperbaiki jumlah pengadaan, sambil memenuhi kebutuhan pelanggan yang berulang. Kebiasaan terukur yang terus dijalankan membuat pengaturan stok semakin tertata. Menurut pengalaman Anda, produk apa yang paling sering menjadi stok mati? Anda dipersilakan menyampaikan pengalaman tentang upaya mengurangi penumpukan tersebut.
